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AI 会议纪要：把 1 小时会议变成 5 分钟行动清单

你会得到什么​

适合你：开会多、会后经常“说了等于没说”、行动项总是丢的人。

你会学会：

  • 用 AI 把会议内容压缩成“结论 + 待办 + 风险”
  • 用统一格式发纪要，让负责人愿意看、愿意执行
  • 一套可复制的 Prompt 模板（以后每次开会都能复用）

前置条件（不用懂技术）​

你只需要准备其中一种材料：

  1. 会议录音转写文本（推荐）
  2. 会议聊天记录（飞书/钉钉/微信群）
  3. 你自己的会议笔记（哪怕很乱也行）

提示：如果你只有录音，没有转写文本，也可以先用任意“语音转文字”工具得到文字稿，再进入本文流程。

会议纪要的“正确目标”​

很多人把纪要写成“流水账”，读者看完还是不知道该做什么。

更好的纪要像“电影的片尾字幕”：

  • 谁负责什么（Owner）
  • 什么时候做完（DDL）
  • 下一步是什么（Next Step）
  • 有什么风险/依赖（Risk/Dependency）

5 分钟出纪要：标准流程（照做就行）​

Step 1：把材料整理成一个输入块​

把以下内容复制到一个文档里（或直接粘给 AI）：

  • 会议名称：
  • 会议时间：
  • 参会人员：
  • 会议背景/目标（1-2句）：
  • 原始材料（转写/聊天记录/笔记）：

原始材料可以很乱，关键是“不要漏”。AI 擅长整理，前提是你把材料给全。

Step 2：用“结构化纪要 Prompt”生成初稿​

把下方 Prompt 复制给 AI，并把你的原始材料粘进去。

（见下文【Prompt 模板 1】）

Step 3：你只做 3 个校对动作（最省时间）​

  1. 人名、部门、项目名是否正确
  2. 所有日期/截止时间是否明确（没有就让 AI 反问补齐）
  3. 行动项是否“可执行”（用动词开头，比如：整理/确认/提交/对齐/上线）

Step 4：发送纪要的推荐格式（让人愿意看）​

标题建议：

【会议纪要】项目X-需求评审（2026-01-16）

正文结构固定为：

  1. 结论摘要（3-7条）
  2. 行动项（表格）
  3. 风险与依赖
  4. 附：关键讨论摘录（可选，防扯皮）

一份可直接用的“纪要模板”（你也可以让 AI 输出成这个样子）​

1) 结论摘要​

  • 结论 1：
  • 结论 2：
  • 结论 3：

2) 行动项（Action Items）​

#事项（动词开头）负责人(Owner)截止时间(DDL)验收标准状态
1待开始
2待开始

3) 风险与依赖（Risk & Dependency）​

  • 风险：
  • 依赖谁/什么：
  • 需要协调的问题：

4) 待确认问题（Open Questions）​

  • Q1：
  • Q2：

Prompt 模板（可复制复用）​

用法：把 Prompt 复制到你的 AI 工具里，把【】里的内容替换为你的材料。

Prompt 1：结构化会议纪要（通用版，建议首选）​

你是我的会议助理。请根据我提供的会议材料输出一份“可执行”的会议纪要。
要求：

  1. 先输出【结论摘要】3-7条，必须是结论而不是复述
  2. 输出【行动项表格】，列为：事项（动词开头）/负责人/截止时间/验收标准/优先级(高/中/低)
  3. 输出【风险与依赖】（如果材料不足，请明确写“需要补充的信息”并提出问题）
  4. 输出【待确认问题】（Open Questions）
  5. 全文使用中文，表达简洁，避免官话
  6. 如果你发现负责人或截止时间缺失，请在表格中标注“待指定”，并在【待确认问题】里列出要问谁

以下是会议材料（请完整阅读后再输出）： 【在这里粘贴：会议名称/时间/参会人员/目标/原始转写或聊天记录】

Prompt 2：把纪要变成“领导一眼就懂”的 30 秒版本​

请把下面这份会议纪要压缩成“30 秒读完”的版本，输出格式：

  • 一句话总览（1句）
  • 关键结论（最多 3 条）
  • 需要我拍板的事项（如有）
  • 今日必须推进的行动项（最多 3 条）

纪要如下： 【粘贴纪要】

Prompt 3：行动项质量检查（防止“写了等于没写”）​

请检查下面的行动项列表是否“可执行”。
标准：

  • 必须动词开头
  • 必须有负责人、截止时间、验收标准
  • 不能含糊（例如“跟进一下”“看情况”） 输出：
  • 问题清单
  • 修改后的更清晰行动项表格（同字段）

行动项如下： 【粘贴行动项表格或列表】

Prompt 4：从聊天记录里“捞出决定与分歧点”​

下面是一段会议聊天记录/讨论记录，请帮我提取：

  • 已达成的决定（Decision）
  • 仍有分歧的点（Disagreement）以及各方观点
  • 下一步需要谁补充材料（Who/What）

材料如下： 【粘贴聊天记录】

Prompt 5：生成“会后跟进提醒”（适合发群里）​

请基于下面的行动项表格，生成一段适合发在群里的跟进提醒。
要求：

  • 语气礼貌但明确
  • @每个负责人（用“@负责人姓名”占位）
  • 每条行动项一行：负责人 + 事项 + DDL + 验收标准一句话
  • 最后加一句：如有阻塞请在今天XX点前反馈

行动项如下： 【粘贴行动项表格】

常见坑与排查（至少看一遍）​

  1. 材料太少，AI 只能“猜”

    • 现象：纪要看起来很完整，但细节（负责人/时间/决策）经不起问。
    • 解法：至少提供“参会人员 + 目标 + 原始讨论内容”。缺的就让 AI 在【待确认问题】里列出来。

  2. 纪要写成复述，没人愿意看

    • 现象：“A 说了…B 说了…”一大段。
    • 解法：强制输出“结论摘要 + 行动项表格”。复述只能放“附录”。

  3. 行动项没有验收标准，最后互相甩锅

    • 现象：写了“完成方案”“优化体验”，但没人知道“怎样算完成”。
    • 解法：每条行动项必须加“验收标准”（可用：链接/截图/上线版本/数据指标/文档地址）。

  4. 截止时间写“尽快/本周”，等于没写

    • 解法：统一写到日期与时间，例如“1/18 18:00 前”。没有就标“待指定”。

练习题（做完你就真的会了）​

  1. 找一段你最近的会议聊天记录（哪怕只有 30 行），用【Prompt 1】生成纪要初稿。

    • 自测：能不能直接复制到群里发？如果不能，缺什么？

  2. 把生成的行动项用【Prompt 3】做质量检查，并把“修改前/修改后”的差异记录下来。

    • 自测：修改后是否更像“任务卡片”？

  3. 用【Prompt 2】把纪要压缩成“30 秒版本”，发给同事/朋友看，让对方只回答一个问题：

    • “看完你知道接下来要做什么吗？”（是/否）

10 分钟验收清单（发布前/会后自检）​

  • 结论摘要不超过 7 条，且每条都是“结论/决定”
  • 行动项每条都有：负责人 + 截止时间 + 验收标准
  • 至少列出 1 条风险或依赖（没有就写“暂无，但需要确认X”）
  • 有待确认问题（哪怕 1 条也好），避免假装信息完整
  • 发出去后，任何人都能在 1 分钟内找到：自己要做什么、什么时候做完

可选升级：把纪要变成可追踪的任务​

如果你们团队用飞书/钉钉/Notion/Jira：

  • 让 AI 把【行动项表格】额外输出一份 CSV/JSON
  • 然后你复制粘贴导入任务系统（或手动创建 3-5 个关键任务）
  • 请把行动项表格同时输出为 CSV（含表头）。

更多通用模板见：本页 Prompt Pack（办公通用）